Cómo aumentar tu productividad a través de las nuevas tecnologías

Las nuevas tecnologías se han convertido en las grandes impulsoras de la productividad tanto a nivel personal como empresarial.

Hoy en día contamos con multitud de aplicaciones que nos permiten ahorrar un tiempo muy valioso gracias a la automatización de parte de nuestro trabajo.

Existen algunos estudios que afirman que la automatización de procesos que se produce gracias a las nuevas tecnologías incrementará la productividad global entre un 0,8% y un 1,4% durante los próximos 50 años.

Estas cifras adquieren una dimensión todavía más relevante si tenemos en cuenta que durante la revolución industrial y el uso de la máquina de vapor, la productividad sufrió un incremento del 0,3%.

Aplicaciones y Software

Podemos contar por miles las aplicaciones que podemos instalar en nuestros ordenadores o teléfonos móviles con el objetivo de ahorrarnos tiempo e incrementar nuestra productividad.

De igual manera existen muchas compañías de software especializado en el tratamiento de datos a nivel empresarial que ahorran mucho tiempo a las empresas que los instalan. En este sentido, la plataforma Rubrik permite unificar las copias de seguridad, la recuperación instantánea, replicación, búsqueda, análisis, archivo, cumplimiento y copia de la administración de datos en una red segura y en la nube.

Todo este tratamiento eficiente de los datos supone un gran ahorro de tiempo y como consecuencia un aumento de la productividad.

Internet

La relación entre el uso de Internet en el trabajo y la productividad es curiosa. Un estudio reciente elaborado por la Universidad de Melbourne señala que aquellas personas que navegan por Internet para distraerse en el trabajo son un 9% más productivos que aquellos compañeros que no lo hacen.

Sí. Has leído bien. El estudio defiende el uso de Internet pero siempre dentro de un tiempo razonable que se cuantifica en torno al 10% de la jornada laboral. Las personas que realizan un pequeño descanso para desconectar luego vuelven al trabajo con más concentración.

Hay diversos estudios que sostienen que este pequeño descanso se debe producir aproximadamente cada 50 minutos.

Sin embargo no es oro todo lo que reluce. En algunas ocasiones son precisamente las nuevas tecnologías las que nos hacen ser menos productivos en nuestro puesto de trabajo.

Las redes sociales han contribuido mucho a ello. Puedes consultar Facebook o Instagram literalmente cada 2 minutos y siempre encontrarás algo nuevo. Con estas plataformas es difícil no caer en la tentación de navegar más de lo debido.

Si crees que por culpa de Internet estás perdiendo demasiado tiempo puedes hablar con el departamento de informática/tecnología y pedirles que te bloqueen el acceso a ciertas páginas. En pocos días tu productividad aumentará y no echarás de menos tus viejos hábitos.

También puedes probar a desconectar los datos del móvil durante tu jornada laboral, siempre y cuando no se trate del teléfono de empresa.

Correo Electrónico

El correo laboral también puede convertirse en una gran fuente de distracción. Consultar el nuevo correo con demasiada frecuencia hace que desconectemos de la tarea que estamos realizando en ese momento y por lo tanto nuestra productividad laboral se reduzca.

Cuando estás realizando una tarea y te detienes para consultar el correo, por un lado estás invirtiendo tu tiempo en una nueva tarea que quizá no sea importante y además perderás tiempo en volver a retomar el hilo cuando decidas volver a la tarea inicial.

Dependiendo de la configuración de correo que tengas, es posible que recibas una señal (sonora o visual) cada vez que recibas un nuevo e-mail. No pierdas más el tiempo y establece una configuración que no te avise cada vez que entre un nuevo correo. Eres tú quien debe decidir cuándo consultar el correo.

Si dejas activada la señal, cada vez que recibas un correo no podrás evitar la curiosidad por consultarlo y perderás la concentración de lo que estés realizando en ese momento. No es necesario consultar el correo más de 3 veces al día. Puedes incluso establecer horas para ello.

Personalmente sólo consulto el correo nada más entrar (a las 9 de la mañana), luego a media mañana (alrededor de las 12) y por último a las 4 de la tarde. Ningún e-mail es lo suficientemente urgente como para que no pueda esperar 3 horas a ser contestado. De hecho para asuntos realmente urgentes la gente suele utilizar el teléfono en lugar de escribir un correo.

Si alguna vez este sistema te ocasiona algún problema por no haber respondido un mail urgente con rapidez, puedes hablar con la persona que te lo haya enviado para que en lo sucesivo te contacte telefónicamente para urgencias.

En resumen

Consulta el correo no más de 3 veces al día y desconecta las señales que te indiquen que tienes correo entrante. Dejar esta señal activada es equivalente a permitir que cualquier persona abra la puerta de tu despacho cuando se le antoje y sin pedir permiso.

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